2023-04-15

Praxisratgeber: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die Datenschutzgrundverordnung sieht die Führung eines Verzeichnisses aller datenverarbeitenden Prozesse (mit Personenbezug) für Unternehmen und sonstige Datenschutzrichtlinie Verantwortliche, die mehr als 250 Personen beschäftigen, verpflichtend vor.

Beinhalten muss es folgende Angaben:
- Namen und Kontakt des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten.
- Zwecke der Verarbeitung
- eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen (z.B. Beschäftigte oder Kunden) und der personenbezogenen Daten (z.B. Zahlungsdaten)
- die Kategorien von Empfängern der Daten
- ggf. Datenübermittlungen
- möglichst Löschfristen
- möglichst die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

In einem vorangegangenen Blogbeitrag haben wir gestanden, große Fans von Verarbeitungsverzeichnissen zu sein. Der Vorteil liegt auf der Hand, wenn man sich die Pflichtinhalte oben näher ansieht.
Das Angabe dieser Inhalte in einer sog. Verfahrensmeldung, die Bestandteil des Verarbeitungsverzeichnisses wird, hilft die Verarbeitungstätigkeit genauestens zu kennen und Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen. Auf diese Weise können Datenflüsse leichter nachvollzogen und Datenverarbeitungen schneller geclustert werden.

Dies kann ein unschätzbarer Vorteil in vielen unterschiedlichen Fällen sein.
Etwa bei der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Oder bei der Übertragung von Unternehmensbestandteilen. Bei Asset-Deals sind IT-Anwendungen, die komplexe Datenverarbeitungen vornehmen regelmäßig Gegenstand der Übertragung. Hilfreich ist es dann, die Fachverantwortlichen mit ins Boot zu holen, um etwaige Abhängigkeiten der IT-Anwendungen und Konsequenzen der Übertragung von Unternehmensbestandteilen besser ausloten zu können. Hat man das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten von Anfang an sauber und umfassend geführt, fallen diese Schritte leicht.

Daneben bleibt der wesentliche Vorteil einer sauberen Dokumentation. Ist ein Verarbeitungsverzeichnis angelegt und gepflegt, lässt sich bei Zweifeln über die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung leicht und verhältnismäßig schnell nachvollziehen, wie die Datenverarbeitung aufgestellt ist.

Dass wir uns als Rechtsanwälte daher als Fans von Verarbeitungsverzeichnissen outen, liegt also auf der Hand. Es bietet System und Überblick ohne großen Aufwand.

Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, wenn wir Sie bei der Erstellung, Führung und Pflege eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten unterstützen können!